说明
一条至关重要的沟通原则：紧急的事情打电话，重要的事情写邮件。
本文共分为以下三大部分，每一个都用典型具体的案例讲解，保证让你快速上手。
- 撰写高效邮件的步骤
- 检验优秀邮件的5W1H原则
- 关于邮件的其他小贴士
撰写高效邮件的步骤
想写出一封高效邮件，需要关注构成邮件的每个元素，包括：发件人、收件人、标题、正文、签名、附件。
我们通过一个案例来具体学习：
Helen是⼀位体验设计师，在项目上负责帮客户规划用户调研方案。
为此，Helen需要知道客户存量用户的人⼝特征分布，以便设计合适的调研配额，于2周后展开调研。
客户方项目对接人Becky建议Helen直接给负责数据处理的同事（韩老师）发邮件，将这位同事的联系方式告诉了Helen
下面是Helen的邮件初稿，我们来依次修改它的每个元素：
- 发件人
用专业的邮件地址体现自己的职业素养，如需邮箱改名可与直接主管确认后再钉钉联系管理员
最好用“真实姓名或英文名”，如helen.zhou@kotl.com.cn
反例：无意义的数字&字母，如8649203@kotl.com.cn
不专业的表达，如princess-Helen@kotl.com.cn（海伦女王）
- 收件人
- 主要收件人（To）：邮件的主要接收者，大部分情况下需要根据邮件内容采取相应行动，所以例子中，应填韩老师的邮箱地址
- 抄送（CC）: 邮件的知情者，无需采取行动，此例中应为客户方项目对接人Becky及我方项目经理
- 密送（BCC）：既秘密送达，不想让其他收件人知道其也收到了邮件
标题
清晰、完整、聚焦，包含邮件主体内容关键词：XX项目-用户特征数据收集（周三前交）正文
称谓：除非是回复熟人的邮件，不然永远别忘了恰当的称谓，如：“尊敬的韩老师”、“韩老师您好”
引子：讲清楚你为什么要发这封邮件，进行适当铺垫
主体内容：需要结构清晰、逻辑通顺、重点明确
结语：询问对方是否有疑问/反馈，或表达感谢，如：“期待您的回信反馈”、“十分感谢”
签名
说明你是谁，以及如何通过其他方式找到你，如留下自己的电话、钉钉、公司及职位名。
建议使用钉钉专属企业签名（钉钉工作台-邮箱-设置-邮件签名-企业签名，选择好模板后补充完整个人信息）。附件
需要便于下载（体积要小）、便于查找（简洁明了地给附件命名）
最后，让我们来看⼀下Helen修改前后的邮件对比：
检验优秀邮件的5W1H原则
⽤5W1H原则检验自己的邮件是否信息完整、重点突出：
关于邮件的其他小贴士
- 高效邮件的技能需要在工作中不断练习积累，要根据实际情况进行变通，切忌生搬硬套
- 确保邮件的正确性：确认对方的人名、职位是否正确，邮件主体信息是否正确，⼀定不能有错别字
- 对关键内容适度强调：可以用字体颜色、背景色、粗体等进行强调，但不要同时使用多种方式，且慎用红色
- 正确使用“回复所有人”：如果你的回复不是对所有人都有价值，只回复发件人就可以了
- 永远保持专业：邮件可以被长时间存储、被他人转发，发邮件前想想如果这封邮件被公开会怎么样
- 尊重他人的时间：收到邮件及时回复（不多于24小时），如果无法及时处理邮件，设置自动回复
问题与建议
- 如需帮助，请联系本公司IT
- 如有建议请钉钉联系管理员或发送邮件至信息中心：it@kotl.com.cn